Temps
Fonctionnalité associée au module premium de facturation
Les temps peuvent être utilisés pour deux fonctionnalités :
le suivi du temps passé dans un dossier,
la facturation.
Chronométrer une tâche
Pour créer un chronomètre, rendez-vous dans le dossier auquel vous souhaitez affecter la tâche à mesurer et, dans la colonne de menu à gauche, démarrez un chronomètre en rentrant le nom de la tâche et en cliquant sur le bouton play situé à côté.
Un chronomètre est alors lancé à votre nom dans le dossier concerné.
Un chronomètre ne peut pas voir sa durée modifiée.
Explication longue : en effet, s'il est mis en pause, une durée "précédente" est calculée et sa durée finale est calculée en fonction de la durée précédente au moment de la mise en pause.
Explication courte : ce n'est pas possible pour des raisons techniques.
Mais il est possible de créer un nouveau temps manuellement en se calquant sur la durée du chronomètre.
Temps non chronométré
Il est aussi possible d'ajouter des temps manuellement comme un rendez-vous client, un appel téléphonique, etc. Pour cela, rendez-vous dans la rubrique Dossier / Temps et cliquez sur le bouton "+Temps".
Facturable ou non facturable
Chaque temps créé est facturable ou non facturable.
Lorsqu'il est non facturable :
il n'est pas pris en compte dans le restant à facturer du dossier,
il n'est pas pris en compte dans les statistiques de facturation,
il ne peut pas non plus être facturé
Affichages des temps dans un dossier
Dans la partie "Temps" du dossier, sont listés tous les temps de tous les utilisateurs créés dans ce dossier.
Un utilisateur qui n'a pas le statut de responsable ne peut modifier que ses temps et aussi le nom des temps des autres utilisateurs (une assistante par exemple). Et il ne peut supprimer que ses propres temps arrêtés et non facturés.
Un temps facturé ne peut pas être modifié.
Taux horaire
Les taux horaires sont éditables dans la partie Compte / Équipe d'un responsable d'une équipe avec la formule Équipe et dans la partie Compte / Profil avec la formule standard (sans équipe).
C'est ce taux horaire qui sera utilisé lors de la facturation d'un temps passé.
Facturation des temps
Pour facturer des temps qui sont facturables et des chronomètres qui sont arrêtés, il suffit de les sélectionner et de réaliser une action groupée :
les facturer indépendamment,
ou les sommer par utilisateur.
Les temps sont alors calculés en heures et arrondis à un chiffre après la virgule (vous pourrez donc avoir des différences de quelques euros lors de la facturation par rapport aux temps passés). Les lignes associées au temps restent bien sûr modifiables manuellement.
C'est le montant de chaque ligne qui est retenu dans le calcul des temps facturés.
Pour ces deux raisons, il peut donc y avoir une légère différence entre le temps facturable affiché et le temps réellement facturé.
Forfait et temps passés
Un dossier peut être pour partie facturé au forfait et pour partie au temps passé.
Les deux ne sont pas incompatibles.
Extraction des temps pour une facture
Lorsque des temps ont été facturés, il est possible de faire une extraction des temps sous format Word. Pour cela, il suffit de cliquer sur le bouton Extraction situé sur le côté de la facture qui a servi à facturer les temps.
Le listing des temps rattaché à la facture est généré avec la description, la durée et la date de fin de chacun.
Nom et détails
Le nom de la tâche et les détails sont repris dans chaque ligne de la facture éditée suite à la facturation des temps.
Système de provisions
Il est possible de fonctionner en provisionnant des honoraires dans un dossier. Il faut alors cocher la case
Dans ce cas, la jauge de suivi de la facturation est modifiée pour indiquer le montant des temps non pas dans le "à facturer" mais dans une jauge à part indiquant quand le montant des provisions est dépassé.
Restant à facturer sans provisions
Si un honoraire prévu est fixé dans le dossier, le restant à facturer est calculé sur la base de cet honoraire seul.
Si, en plus, des temps facturables sont enregistrés, le restant à facturer est calculé sur la base de l’honoraire auquel viennent s’ajouter les temps enregistrés.
Si le facturé (+ temps passés le cas échéant) est supérieur aux honoraires prévus, le restant à facturer est par conséquent négatif.
Restant à facturer avec provisions
Si la facturation du dossier fonctionne sur le provisionnement des temps passés, une jauge indique le montant des temps passés sous celle du facturé et du payé.
Au moment de la facturation des temps, il est possible d'ajouter une ligne avec un montant négatif correspondant au paiement des provisions.
Temps et participations
Les participations sont essentiellement prévues pour les dossiers facturés au forfait.
Ces participations sont prioritaires sur les temps passés facturables dans les statistiques de facturation.
Par exemple, si un membre X de l’équipe est le seul à avoir enregistré des temps dans un dossier mais que les participations enregistrées au dossier sont 90% X et 10% Y, l’utilisateur Y se verra affecté un chiffre d'affaires facturé dans les statistiques de facturation. En pratique, l’utilisateur Y peut être une assistante qui participe indirectement au dossier.
Chronomètres en cours
Lorsqu'un chronomètre est en cours, une pastille de notification apparaît près de votre photo de profil. Vous avez alors la possibilité d'afficher tous vos chronomètres non arrêtés.
Suppression des dossiers
Un dossier supprimé verra immédiatement ses temps et ses participations supprimés également.
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