Factures đź‘‘
Module premium permettant la facturation, le suivi des temps et le monitoring du chiffre d'affaire.
Apparences
Mentions Ă afficher sur les factures
Créer une facture
Pour créer une facture pour votre cabinet, celle-ci doit être rattachée à un dossier.
Lorsqu'une facture est créée, elle n’a pas encore de numéro. À la place est indiquée la mention PROVISOIRE.
Avant de créer une facture, un responsable doit compléter les informations de la structure.
Il est possible de paramétrer l'en-tête et le pied de page des factures en se rendant dans la rubrique Facture / Paramètres. Vous y trouverez également le nombre de jours par défaut pour le paiement, le numéro de RCS, l’IBAN et le BIC à y faire figurer éventuellement et d'autres paramètres disponibles.
Le numéro des TVA est complété automatiquement à partir du numéro de SIRET
Compléter une facture
Une fois qu'une facture est créée il faut y ajouter des lignes.
Chaque ligne est composée d'une description de la prestation ou de l'article vendu qui peut être forfaitaire ou tarifé à l'unité. Les deux sont possibles pour calculer le prix hors taxe.
Le taux de TVA peut également être modifié pour chaque ligne selon s’il s'agit ou non d'un débours (refacturation au client sans TVA).
Modèles de factures
Un responsable peut enregistrer des modèles de prestations dans les paramètres qui peuvent être réutilisés lors de la création d'une facture.
Il peut s'agir par exemple d’un certains taux horaire pour le montant à facturer en fonction du nombre d'heures travaillées.
Finaliser une facture
Lorsqu’une facture est prête il faut la finaliser alors plus modifiable et affecté d'un numéro chronologique.
La date de facturation renseignée automatiquement lorsque la facture est finalisée.
La numérotation recommence chaque année avec un numéro du type : AA-1000 (22-1000 en 2022 puis 23-1000 en 2023).
Lorsque vous cliquez sur Finaliser, la génération du fichier pdf est lancé en arrière plan. Actualiser la page après quelques secondes pour afficher le pdf de la facture.
Créer un avoir
Si vous devez rembourser un client il est possible de créer une facture d'avoir sur une facture déjà créée.
Pour cela cliquez sur Corriger dans le menu de gauche sur la page de la facture Ă corriger.
Annuler et remplacer une facture
Il n'est pas possible d'annuler une facture ou de la supprimer. En revanche il est possible comptablement d'annuler et de remplacer une facture en en créant deux nouvelles : une d’avoir qui créer un avoir complet de la facture à “annuler” et une nouvelle qui “remplace” la facture initiale. La numérotation chronologique est respectée et comptablement valide.
Trier les factures
Il est possible de trier et de filtrer les factures en fonction de leur statut :
paiement en attente
paiement en retard
payée
constitue un avoir
facture provisoire
Tout se passe sur la page dédiée au listing des factures accessible depuis le menu de gauche dans Projustis.
Les factures en souffrance sont indiqués avec leur montant éventuellement déjà payé dans la colonne payer.
Paiements
Pour enregistrer un paiement, il est possible de le faire directement depuis la liste des factures en cliquant sur l'icĂ´ne de la colonne Action ou bien sur la page de la facture pour laquelle enregistrer un paiement.
Le paiement peut-être assorti d’un type (espèce, chèque, virement, etc.) et d'une note au bon vouloir de l’utilisateur.
Envoyer / relancer une facture client
Une facture peut-être envoyée directement depuis l’outil.
Des mails type sont paramétrables dans les paramètres de la facturation avec des champs qui seront remplacés et personnalisés en fonction de la facture et de l'utilisateur (nom du client, montant de la facture, etc.)
Télécharger une facture
Il est bien sûr possible de télécharger la facture en cliquant sur Télécharger pour l'envoyer de votre propre boîte mail ou bien l'imprimer afin de la transmettre par courrier.
Naviguer parmi les factures d'un dossier
Statistiques de facturation
Elles sont accessibles via le menu statistique en haut Ă droite du module de facturation
Dossiers non affectés
Le "non affecté" correspond au total facturé sur la période moins la somme des participations et des timers facturables.
Cette sommes "non affectée" apparaît si vous avez les deux types de dossier (forfait et temps passé). Pour la mettre à 0, il faut :
affecter les dossiers au forfait Ă 100%,
ou supprimer les affectations pour les dossier qui sont purement du temps passé.
Export de facturation
Il est possible d'exporter les données de facturation :
en PDF, une archive zip des factures pdf pour la période concernée est générée
en FEC, un fichier des écritures comptable est généré, il a pour vocation à être importé par votre comptable dans un logiciel dédiée
en CSV, chaque ligne détaille une facture et les tags qui y sont associés. Cela permet de calculer ensuite des totaux pour chaque tag (quel CA en contentieux ? quel total facturé pour tel apporteur d'affaire ? etc.)
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