Les dossiers
Un dossier est forcément lié à un client.
Créer un dossier
Vous pouvez créer un dossier depuis :
la page du client,
la page qui liste les dossiers,
la page qui liste les factures.
Le nom du dossier est alors pré rempli avec le nom du client suivi d’un slash (une barre oblique) car c’est souvent ainsi que l’on nomme les dossiers dans les cabinets et les tribunaux.
MARIN / KOLAK ou THIBAULT / ROLLAND
libre à vous de le nommer selon la convention que vous souhaitez adopter : par exemple LITIGE MARIN KALAK SAS ou DIVORCE PAR CONSENTEMENT MUTUEL THIBAULT.
Partie : est utilisé pour information mais complètement facultatif, en particulier pour les notaires pour lesquels il n'a pas de raison d'être
Honoraires convenus : sont utilisés pour calculer le reste à facturer dans le dossier. Ce champ peut-être laissé vide si le dossier est facturé au temps passé.
Notes : Le champ note est utilisé pour faire un suivi du dossier soit par les assistantes soit par les collaborateurs ou encore les clercs.
Participations
Si vous avez des membres dans votre équipe, vous pouvez ajouter des intervenants au dossier une fois que celui-ci est créé. Il suffit d'aller sur la page du dossier et de cliquer sur “Ajouter un intervenant”.
Les interventions sont calculées au pourcentage : un dossier peut par exemple être affecté à 100% à un collaborateur ou bien à 30 % - 70 % et ainsi de suite.
C'est utile pour les dossiers au forfait pour calculer des revenus par collaborateur avec le module de facturation. En particulier, une assistante peut être affectée à 10% sur le dossier ou un dossier peut être partagé forfaitairement à 50-50 entre deux collaborateurs.
Ces partitipations ne sont utiles que pour les dossiers au forfait. N'ajoutez pas de participation si vous facturez des temps passés sur ce dossier, les chiffres seraient alors incohérents.
Supprimer une participation
Tags pour filtrer les dossiers
Vous avez la possibilité d'ajouter des tags aux dossiers.
Créez les tags dans les paramètres de facturation.
Ces tags sont à affecter dans les dossiers concernés, ils sont notamment utilisés lors des exports de facturation en CSV.
Filtrer les dossier d'un collaborateur
Pour filtrer les dossier auxquels un collaborateur participe, il suffit de filtrer les dossier avec le nom ou l'adresse email de ce collaborateur.
Ajouter des parties au dossier
Afin de bien se repérer, il peut être utile d'ajouter des parties au dossier, pour cela il suffit de cliquer sur “Ajouter une partie” et de remplir le nom de la partie concernée.
Cette fonctionnalité est utile notamment pour créer des liquidations.
Modifications sur les dossiers
Lorsqu’une modification est effectuée sur un dossier, elle journalisée et indiquée au bas de celui-ci avec le nom ou l’email de la personne qui l'a réalisée.
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